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Prepare an EspoCRM API User

Voraussetzungen

  • EspoCRM mit erreichbarer REST API
  • Administrationsrechte zum Anlegen einer Rolle und eines API-Benutzers
  • Leserechte auf Contacts, Target Lists und Contact-Feldmetadaten
  • für Formular-Sync zusätzlich Schreibrechte auf Contacts, Target-List-Beziehungen und Stream-Beiträge

Rolle anlegen

  1. Öffnen Sie Administration → Roles.
  2. Erstellen Sie eine eigene Rolle für mailfino.
  3. Erlauben Sie für Contact mindestens Lesen; für Import und Formular-Sync zusätzlich Erstellen und Bearbeiten.
  4. Erlauben Sie für Target List Lesen und, wenn Formulare Kontakte zuordnen sollen, Bearbeiten.
  5. Erlauben Sie Webhook nicht, solange Sie keine eigene, geprüfte Webhook-Nutzung benötigen.

Dedizierte EspoCRM-Rolle für mailfinoDedizierte EspoCRM-Rolle für mailfino

Dedizierte EspoCRM-Rolle für mailfino

API-Benutzer anlegen

  1. Öffnen Sie Administration → API Users.
  2. Erstellen Sie einen aktiven API-Benutzer und weisen Sie die vorbereitete Rolle zu.
  3. Kopieren Sie den API-Key direkt in einen Passwortmanager. mailfino gibt ihn nach dem Speichern nicht wieder aus.

Aktiver EspoCRM API-BenutzerAktiver EspoCRM API-Benutzer

Aktiver EspoCRM API-Benutzer

Daten vorbereiten

Kontakte sollten eine eindeutige E-Mail-Adresse besitzen. Bei mehreren Contacts mit derselben E-Mail-Adresse verändert der Formular-Sync keinen Datensatz automatisch.

Target Lists können als Importquelle und Formularziel verwendet werden. Legen Sie dafür sprechende Listen an. mailfino-Abmeldungen und Sperren bleiben weiterhin in mailfino führend.

Vorbereitete EspoCRM Target ListsVorbereitete EspoCRM Target Lists

Vorbereitete EspoCRM Target Lists

Requirements

  • EspoCRM with a reachable REST API
  • administration rights to create a Role and API User
  • read access to Contacts, Target Lists, and Contact field metadata
  • for form sync, write access to Contacts, Target List relationships, and stream posts

Create a Role

  1. Open Administration → Roles.
  2. Create a dedicated Role for mailfino.
  3. Grant at least read access to Contact; add create and edit for form sync.
  4. Grant read access to Target List and edit access if forms will add Contacts.
  5. Do not grant Webhook unless a separate, reviewed webhook use case requires it.
Dedicated EspoCRM Role for mailfino
Dedicated EspoCRM Role for mailfino

Create an API User

  1. Open Administration → API Users.
  2. Create an active API User and assign the prepared Role.
  3. Copy the API key directly to a password manager. mailfino does not return it after saving.
Active EspoCRM API User
Active EspoCRM API User

Contacts should have unique email addresses. If several Contacts use the same address, form sync will not alter one automatically. Create clearly named Target Lists for imports and form targets.

Prepared EspoCRM Target Lists
Prepared EspoCRM Target Lists